‘Nooit meer te druk’ is de titel van een boek van Tony Crabbe, een vooraanstaand bedrijfspsycholoog. De inzichten die hij opdeed deelt hij op een prettig leesbare manier met zijn lezerspubliek. En het boek is niet alleen onderhoudend maar ook inspirerend.
Voor mij is de belangrijkste boodschap van het boek dat drukte veel, zo niet alles, te maken heeft met een gebrek aan aandacht. Gewoontes en routines bepalen de vulling van een dag méér dan aandachtig genomen besluiten om (schaarse) tijd op een gewenste en bevredigende manier ‘uit te geven’. Een voorbeeldje: het is mijn gewoonte om de dag te beginnen met mails lezen. Dat betekent het checken van drie mailboxen: één privé, één van de praktijk en één van Hogeschool Leiden. Mails die direct beantwoord kunnen worden, beantwoord ik meteen. Vaak betrap ik me erop dat dat direct beantwoorden ontaard in een direct reageren en actie ondernemen. Zonder me daarbij vragen te stellen als: is mijn actie nodig? Past mijn actie bij mijn persoonlijke ambities? En ook: is het schriftelijke beantwoorden van deze mail de meest effectieve vorm van communicatie?
Met betrekking tot die laatste vraag deed ik een tijdje geleden een toch wel schokkende ontdekking. Voor mijn baan bij Hogeschool werkte ik een interview uit. Dat wil zeggen dat ik het interview (van 71 minuten) woordelijk uittypte. Weet je hoe lang het uitwerken kostte? Een slordige 12 uur. Een klein deel van die tijd had ik natuurlijk nodig om de opname te beluisteren maar het merendeel van die tijd typte ik. Het neemt dus bijna tien keer meer tijd in beslag om tekst te typen dan te spreken!
Met een schok realiseerde ik me dat als ik een mail typ ik daar dus tien keer langer over doe dan wanneer ik diezelfde tekst tegen iemand zou zeggen. Als ik app is die verhouding waarschijnlijk nog schever want ik app langzamer dan ik typ. Waarom grijp ik/ grijpen wij zo vaak naar geschreven tekst in plaats van het gesprek? Zijn de ‘betere bereikbaarheid en afstemming op de beschikbaarheid van de ander’ altijd goede redenen om te typen? Is het altijd nodig om woorden zorgvuldig te kiezen en na te kunnen lezen?
Toen mijn zoon vorig jaar de Pacific Crest Trail liep (die langs de westkust van de VS van de Mexicaanse naar de Canada grens leidt) begon hij mij spraakboodschappen via WhatsApp te sturen. Dat was voor hem een handige manier om met het tijdverlies van typen om te gaan en tegelijkertijd een manier om niet over het tijdverschil tussen ‘the West Coast’ en Nederland na te hoeven denken. En ik? Ik hóórde zijn stem. Ik hoorde zijn enthousiasme over ontmoetingen met mensen, zijn vermoeidheid van de lange wandeltocht, zijn blijdschap over het ontvangen van een kop koffie, al dan niet met een stuk appeltaart, van ‘trail angels’ (Amerikanen die pro deo verrassingen voor ‘trailers’ organiseren). De spraakboodschap was véél leuker en informatiever om te ontvangen.
Nu ik me dit allemaal realiseer ga ik de beslissing om te tikken of te praten meer aandacht geven. Ik neem mij voor om mails en apps niet automatisch (schriftelijk) te beantwoorden. Ik ga mijn drukte aanpakken!
Nooit meer te druk
